Arquivo: trajetória dos documentos

Raimundo F. Souza

A função primordial dos arquivos de qualquer tipo e recolher e tratar os documentos, após o cumprimento dos objetivos pelos quais foram gerados. A distância entre a administração pública, imprensa e outros órgãos geradores de documentos e a história é, pois, apenas uma questão de tempo. Ou seja, as instituições vão guardando os documentos produzidos, recebidos de suas unidades, ou outras instituições vinculadas e eles vão se acumulando e, à medida que cumprem suas funções, faz-se necessário organizá-los, para assegurar sua utilização, mesmo que eventualmente, e nessa fase é que se explica a passagem dos documentos, da administração para a história.

Esse ciclo vital dos documentos, compreende três idades distintas: a primeira denominada arquivo corrente, onde os documentos encontram-se em plena vigência de suas funções e por essa razão, são manuseados constantemente. Dependendo das atividades da instituição geradora, nessa fase os documentos poderão permanecer de 5 a 10 anos.

Na Segunda etapa, denominada arquivo intermediário, é a fase em que os documentos já cumpriram, ou melhor, já ultrapassaram seu prazo de validade imediata, no entanto, ainda podem ser utilizados pelo produtor. Deverão ser organizados em arquivo um pouco afastado do corrente, porém, em condições de fácil recuperação e deverão permanecer nessa situação pelo prazo de 20 anos. Nessa etapa, os documentos deverão submeter-se a apreciação de uma comissão mista, formada por administradores, arquivistas, juristas e historiadores que , de acordo com as orientações da tabela de temporalidade e analise conjunta, determinarão os prazos de vigência, durabilidade, finalidade, funções etc. dos documentos que serão preservados. Pois, a eliminação de papéis sem critérios rigorosos, pode implicar em perda deliberada da memória, bem como, prejuízos irreparáveis para a história.

Os documentos julgados imprescindíveis para as comprovações jurídicas, possíveis utilizações retrospectivas pela administração e de valores históricos comprovados, serão reunidos e organizados em um arquivo denominado permanente, observando-se o aspecto da idade superior a 25 anos e serão recolhidos em local definitivo, sendo preservado, principalmente pelo valor histórico.

As atividades clássicas da administração de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar, não se efetuam sem o suporte documental. Quanto mais informações os dirigentes estiverem, melhor e mais precisamente estarão seguros para tomar decisões sobre qualquer assunto. Por essa razão, é que os arquivos são indispensáveis – recortes de jornais, impressos produzidos, resumos, tabelas, normas, papeis decorrentes das funções de rotina, fotografias, relatórios etc. etc. são informações de grande utilidade para as atividades administrativas a qualquer momento.

No momento, para que o documento faça seu percurso natural de vida, da administração à história, da produção e trâmite administrativo à utilização científica e cultural cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e indexar. A ignorância dos administradores de que os documentos administrativos contêm, como informação histórica, uma dimensão muito mais ampla do que a que envolve a da sua criação tem causado graves danos à historiografia. Documentos são diariamente destruídos, nas diferentes instâncias, por desconhecimento de sua importância. É preciso que os responsáveis pelas políticas de informação/documentação dos diferentes órgãos, estejam cientes de que, cumprindo-se a razão administrativa, ele não se trona automaticamente descartável. Sua utilização jurídica pela própria administração e/ou pela pesquisa histórica poderá ocorrer sempre. Assim sendo, a entidade produtora não deve e não pode ditar a sua destruição sem antes consultar as autoridades arquivísticas do nível administrativo pertencente ao órgão.

Um documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu conjunto tem que retratar a infra-estrutura e a função do órgão gerador. Esta é a base da teoria de fundos. Ela é que comanda a organização dos documentos permanentes.

Um fundo de arquivo compreende papéis gerados e/ou recolhidos por uma entidade pública ou privada necessários a sua criação, ao seu funcionamento e a0o exercício das atividades que justificam a sua existência. Nesse sentido, os documentos de uma determinada unidade administrativa não devem ser separados para efeitos de organização. O fator norteador da constituição do fundo é a origem do documento: o que ele representa no momento da sua criação, como instrumento que possibilitará a conservação de uma atividade dentro de uma função que cabe ao órgão gerador no contexto administrativo no qual atua.

Em síntese, o arranjo é comandado pela estrutura da administração. A descrição analítica é ditada pelos interesses da história. Essa é a única forma – e bem o sabem os arquivistas e historiadores – dos arquivos servirem adequadamente a ambas as áreas, sem deformações prejudiciais à fidelidade dos dados.

A justificativa da organização dos arquivos públicos está na ordem direta do interesse dos quatro tipos fundamentais de público que dele fazem uso: 1. O administrador, isto é, quem produz o documento e dele necessita para sua própria informação, na complementação do processo decisório; 2. O cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e cumprimento de seus deveres para com o Estado; 3. O pesquisador, seja o historiador, ou outros profissionais um busca de informações para trabalhos de análise em geral; 4. O cidadão comum a procura de cultura geral, de entretenimento, no qual pode haver lugar para o conhecimento da história.

Obs.: Este texto foi fundamentado no cap. I do livro da Heloísa L. Belloto. Arquivo permanentes: tratamento documental. 1992.

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