Ufac inicia processo de digitalização de documentos

Recentemente, com a reformulação do Regimento Geral, que regulamenta os dispositivos constantes no estatuto nos aspectos de organização e de funcionamento da universidade, o Arquivo Central passou a ter como finalidade principal implementar e coordenar o sistema de arquivos.

Neste sentido, o setor será responsável pelo processo de digitalização dos documentos, tendo para esta ação a Ufac adquirido 10 escâneres de alta capacidade. A distribuição dos equipamentos obedecerá ao previsto no PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação) e as prioridades estabelecidas pela administração superior.

Dentre as primeiras ações desta nova etapa, após a realização do diagnóstico dos arquivos setoriais, começarão as atividades de digitalização dos documentos custodiados no Arquivo Central, no Núcleo de Registro e Controle Acadêmico (NURCA) e na Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PRODGEP) para a implantação do assentamento funcional digital.

“Hoje, em reunião com o reitor Minoru Kinpara, recebemos duas boas notícias: a aquisição destes equipamentos e que o Arquivo Central está entre as prioridades da gestão em 2014. Sendo o Arquivo Central o responsável por este processo, iniciaremos o diagnóstico dos arquivos setoriais já no mês de janeiro”, explica a Diretora do Arquivo Central, Maria Francisca Barroso.

O Arquivo Central

O Arquivo Central é responsável por desenvolver e estabelecer a política de gestão de documentos e informações arquivísticas, estabelecer o conceito de Arquivo Universitário, que consiste nos documentos e informações referentes às atividades de ensino, pesquisa, extensão e gestão universitária, assim como, coordenar as atividades de documentos eletrônicos, conservação de documentos e preservação de informações.

Projeto estratégico

A gestão de documentos e informações está contemplada nas ações do planejamento estratégico. Com o objetivo de promover a simplificação, a integração e a padronização dos processos internos.

De forma a impactar diretamente os objetivos estratégicos, são desenvolvidos projetos capazes de mobilizar a organização para o alcance de seus resultados. A digitalização de documentos constitui um dos projetos estratégicos que são iniciativas de grande magnitude que contribuem diretamente com um ou mais objetivos estratégicos.

Dentro do planejamento estratégico, em execução na Ufac, diversos projetos serão definidos no portfólio a ser validado em uma oficina de planejamento com a participação das lideranças da Ufac prevista para a segunda semana de fevereiro, os quais integrarão as ações da Ufac em todas as áreas.

“O portfólio de projetos permite a tomada de decisões baseadas na instituição como um todo. Desenvolver a capacidade da universidade em conduzir projetos baseados nos objetivos estratégicos e não apenas nas necessidades setoriais de suas unidades”, explicou o diretor de Controle e Gestão Institucional, Daniel Pena.

Postado em: 8/1/2014.